U neemt personeel in dienst met een arbeidsovereenkomst volgens Engels recht? Dan krijgt u te maken met alle verplichtingen die gelden rondom een arbeidscontract in het Verenigd Koninkrijk. Deze wijken sterk af van wat wij gewend zijn van een arbeidsovereenkomst in Nederland.
Nederlanders en Engelsen kunnen het doorgaans goed met elkaar vinden. Maar dat betekent niet dat de manier waarop een Engelse arbeidsrelatie wordt ingericht hetzelfde is als in Nederland. Hoe het ook zij, het is een land met een eigen stijl en een volkomen ander rechtssysteem.
In mijn praktijk zie ik regelmatig dat Nederlandse HR professionals schrikken van de omvang van de op te stellen arbeidsovereenkomst volgens Engels recht. Daarnaast is de bijkomende documentatie ook aanzienlijk in omvang. Als gevolg krijg ik vaak de vraag of dat niet korter kan. Op de eerste plaats is dit meestal omdat men vanwege de kosten aan het Engelse wettelijke minimum wil voldoen. Daarnaast is men bang dat de formele stijl van de documenten niet in hun hun informele bedrijfscultuur past. Ik begrijp dit, maar zo werkt het niet, het is vragen om moeilijkheden.
Formele en omvangrijke stukken
Allereerst zijn Engelsen formeler. Ook is de juridische documentatie bij een arbeidscontract in het Verenigd Koninkrijk van nature uitgebreider dan in Nederland. Dit heeft te maken met hoe het Engelse rechtssysteem werkt. Er is beduidend minder ruimte om ontbrekende zaken in of aan te vullen met zoiets als redelijkheid en billijkheid. En als die ruimte er al is, gebeurt dat op een andere manier.
Het uitgangspunt is dat van partijen verwacht wordt dat zij in de arbeidsovereenkomst en de bijbehorende documentatie hun afspraken volledig op papier zetten. Een Engels arbeidscontract evenals het bijbehorende personeelshandboek zijn dan ook veel gedetailleerder en daardoor langer dan in Nederland.
Hoe kijkt de Engelse rechter
In dit verband is het belangrijk te weten dat wanneer je bij een Engelse rechter komt, deze zowel het arbeidscontract, het personeelshandboek en de arbeidsrelatie toetst aan de wet, de rechtspraak en aan good practice (zie bijvoorbeeld de guidance van ACAS).
De rechter kijkt daarbij niet alleen naar je compliance met de standaardregelingen. Hij wil ook weten of je werknemers over allerlei zaken goed is informeert en of je uitgebreide en gebalanceerde procedures volgt. De rechter toetst dit aan de hand van wat er op papier staat.
Bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst volgens Engels recht en de bijberhorende documentatie houd ik hier vanaf het begin direct rekening mee. Deze praktijk maakt dat mijn stukken daarom langer zijn dan men van een Nederlandse arbeidsovereenkomst gewend is.
Ook andere UK professionals (bijvoorbeeld HR consultants, payrolling firms en accountants) zijn gewend om met veel gedetailleerder documenten te werken. Rechters laten dit meespelen in de (kosten)veroordeling bij procedures. Het kan je zo’n 25% negatief of positief schelen in vergoedingen, wanneer je in ieder geval de juiste procedure en/of guidance hebt gevolgd.
Wanneer je zelf te veel gaat sleutelen aan de Engelse standaard, loop je onnodig risico’s. Kortom, je ziet dan mogelijk zaken over het hoofd of de rechter / professional herkent zich niet in jouw documentatie.
Je zult dus aan deze praktijk van formele en omvangrijke stukken moeten wennen wanneer je in Engeland zakendoet. Je komt dit ook tegen bij commerciële contracten.
Het in dienst nemen van personeel in Engeland heeft heel wat voeten in aarde.
Het Engelse Personeelshandboek (horend bij een arbeidscontract in het Verenigd Koninkrijk)
Voor het uitgebreide personeelshandboek geldt in het bijzonder dat het een goed beeld geeft van wat er van jou als werkgever in Engeland verwacht wordt. Bovendien bevat zo’n handboek van alles waar je vooraf bij het in dienst nemen in Engeland mogelijk niet aan denkt, bijvoorbeeld een leidraad voor je personeel over de omgang met persoonlijke data van anderen en hoe jij met hun persoonsgegevens omgaat.
Vanuit het oogpunt van compliance vind ik het essentieel dat bedrijven, die voor het eerst in Engeland aan de slag gaan of daar iemand willen aannemen, tegelijkertijd met de arbeidsovereenkomst het handboek volgens Engels model laten maken. Ik gebruik hiervoor de Engelse standaard. Op deze manier wordt voldaan aan de wettelijke minima terwijl de kosten voor het maken van dit handboek te overzien zijn (denk dan aan zo’n €1.500).
Een apart handboek voor het Verenigd Koninkrijk
Bij herhaling zie ik dat Nederlandse HR professionals hier een probleem mee hebben. Ze willen binnen hun onderneming een personeelshandboek dat door iedereen overal gebruikt kan worden onafhankelijk van of dit Nederland het VK of een ander land is. Dit is niet verstandig.
Men is in het VK veel formeler. Daarnaast heeft men te maken met een afwijkende rechtssysteem en een andere invulling van de arbeidsomstandigheden. Bovendien is men dan ook nog eens gewend alles in detail vast te leggen.
Eén en het zelfde handboek voor het VK en een ander land is dan ook onverstandig en in ieder geval onnodig kostbaar.
Er moet dan namelijk telkens in de relevante wetgeving, jurisprudentie en good practice (van verschillende landen) worden nagegaan hoe het wettelijk minimum behaald kan worden. Dit maakt het niet alleen veel duurder, maar er kunnen ook meer risico’s door ontstaan. Ik raad dit dan ook ten zeerste af.
Het eerste arbeidscontract volgens Engels recht – bereid deze stap goed voor
Als u van plan bent een werknemer in dienst te nemen in Engeland/Verenigd Koninkrijk neem dan tijdig contact met mij op over de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek. Er zijn veel details die moeten worden vastgelegd en waar u wellicht nog even goed over wilt nadenken.
Zie ook mijn overige artikelen over zaken doen in Engeland waaronder b.v. agentuur onder Engels recht en 10 aandachtspunten voor het werken met een handelsagent in Engeland.
